Našim zákazníkům a partnerům nabízíme
Digitální cloudovou platformu Sofa pro elektronické podepisování, důvěryhodný archiv a zasílání datových zpráv, která dále umožňuje začlenění těchto funkcí pro digitalizaci obchodních, kancelářských a HR procesů. Využijte těchto možností pro integraci do svých aplikací a procesů pro práci odkudkoliv, dle potřeb a dispozic vašich konkrétních zákazníků.
1. Vzdálené elektronické podepisování a časová razítka
Zajistíme, aby ve vašich aplikacích a řešeních mohli jejich uživatelé elektronicky podepsat jakýkoliv dokument, a to odkudkoliv, snadno, rychle a se stejnou právní váhou, jakou má podpis rukou. Nepotřebujete k tomu žádné tokeny ani čipové karty. Ke každému podpisu připojíme také kvalifikované časové razítko a pečeť.
Podporujeme a poskytujeme tyto typy elektronických podpisů:
- Kvalifikovaný – s nejvyšší úrovní ověřitelnosti dle nařízení Evropské unie eIDAS pro elektronické transakce na vnitřním evropském trhu (č. 910/2014).
- Uznávaný – s kvalifikovaným certifikátem vydaným autoritou mající akreditaci od Ministerstva vnitra.
- Zaručený – založený na interním kvalifikovaném certifikátu garantovaném vlastní společností nebo organizací jeho vydavatele.
- BankID Sign – založený na podpisu pomocí bankovní identity uživatele
- Prostý – založený na ověření pomocí e-mailové adresy a autorizačního SMS kódu.
Další možnosti práce s elektronickými podpisy v prostředí Sofa:
- Workflow: Možnost schválit a podepsat dokumenty více osobami v rámci workflow.
- Hromadný podpis: Lze hromadně podepsat velký počet dokumentů (například dodatky k pracovním smlouvám), aj.
- Prvky důvěryhodnosti: Dokumenty, jsou opatřeny všemi prvky, které dle nařízení Evropské unie eIDAS dokládají:
Věrohodnost původu dokumentu: Zajištění, že dokument pochází z důvěryhodného zdroje.
Neporušenost jeho obsahu: Zaručení, že obsah dokumentu nebyl po uložení změněn.
Čitelnost dokumentu: Ukládání dokumentů v ověřených formátech. Dobu archivace: Dodržování zákonem stanovených lhůt pro uchování dokumentů.
Pravidla pro skartaci: Postup při likvidaci dokumentů po uplynutí archivační lhůt.
2. Digitální dlouhodobá archivace
Místo šanonů mohou vaši zákaznici archivovat dokumenty v přehledném a spolehlivém digitálním archivu. Dokumenty v něm uložené si zachovávají právní váhu i po mnoha letech a náš archiv splňuje všechny požadavky na kvalifikovanou službu uchování dokumentů vytvářejících důvěru dle nařízení eIDAS z hlediska:
- Dlouhodobé péče o platnosti dokumentů.
- Obnovy časových razítek po vypršení platnosti stávajících.
- Skartačních pravidel pro různé typy dokumentů.
- Přístupu odkudkoliv.
- Různých úrovní oprávnění na základě rolí a skupin uživatelů.
- Možností synchronizace s vašimi úložišti.
3. Obsluha datových schránek
Vašim uživatelům umožníme přijímat a odesílat datové zprávy z jednotného prostředí a s možností jejich dlouhodobé archivace. Datové zprávy je možné také automaticky zpracovávat, přeposílat v rámci organizace a kontrolovat, zda jsou včas vyřízené.
- Napojení více datových schránek.
- Dlouhodobá archivace datových zpráv.
- Obnova platnosti časových razítek.
- Automatické procesy pro zpracování přijatých zpráv.
- Sledování, vyřízení datových zpráv.
- Plánované stahování a odesílání.
4. Integrace s Microsoft 365
Prostřednictvím integračních komponent se službami Microsoft 365 je možné podepisovat a archivovat přímo z prostředí služeb Microsoft 365 - Word, Excel, Outlook, Teams nebo SharePoint včetně vašich řešení pro Microsoft 365.
- Napojení na Entra ID a jednotné přihlašování.
- Doplňky Microsoft Word, Excel a Outlook.
- Integrace do aplikací v Teams se SharePoint.
- Podpora pro toky v PowerAutomate.
- Integrační rozhraní API a GraphQL.
- Funkce Sofa běží na pozadí vašich aplikací.
5. Špičková konverze do PDF/A
Pro dlouhodobou archivaci elektronických dokumentů v souladu s mezinárodními standardy zajišťujeme konverzi do PDF/A. Tento specifický formát zajistí, že obsah dokumentu, barvy, fonty i grafika zůstanou v původní podobě. Dokumenty jsou tak dlouhodobě čitelné a bez ohledu na budoucí technologické změny si zachovávají svou právní platnost.
6. Ověřování platnosti prvků důvěryhodnosti
U elektronicky podepsaných dokumentů ověříme jejich integritu s platností certifikátů pomocí pokročilých kryptografických metod, platformy SecuSign a přístupu k důvěryhodným certifikačním autoritám.
7. Správa a doručování dokumentů
Naše řešení obsahuje centralizovanou správu dokumentů, nezbytnou pro systém elektronického podepisování a dlouhodobé archivace dokumentů včetně správy dokumentů pro HR včetně archivace a doručování pracovně právní dokumentace dle požadavků zákoníku práce. Správa dokumentů v Sofa je možná pomocí API provázat s procesy schvalování dokumentů ve vašich řešeních nebo systémech.
8. Správa kvalifikovaných certifikátů a pečetí
Sofa zajišťuje nejen podepisování dokumentů, ale i vlastní správu podpisových certifikátů v HSM modulech. Výsledkem je tak služba vzdáleného podepisování bez nutnosti využívání HW tokenů nebo čipových karet. Služba je provozována na základě schválení Ministerstva vnitra, a díky tomu nabízí správu kvalifikovaných certifikátů na kvalifikovaném prostředku v souladu s nařízením eIDAS:
- Kvalifikované osobní i komerční certifikáty PostSignum nebo I.CA.
- Možnost využití klientské autority KRA.
- Vydávání certifikátů přímo do prostředků HSM.
- Dostupnost odkudkoliv.
- Integrace do aplikací třetích stran.
- Schvalovací procesy k vydávání certifikátů.
- Vydávání zaručených certifikátů SignMaster.
9. Vše v souladu s nařízeními eIDAS
Podepisovací a archivní služby využívané v Sofa nabízí kvalifikovanou službu uchovávání dokumentů vytvářejících důvěru dle nařízení Evropské unie eIDAS. Software602 je u svých řešení podporuje od zahájení jejich platnosti v roce 2016:
- Jsme kvalifikovaným poskytovatelem služeb eIDAS vytvářejících důvěru zapsaným na evropském trust listu.
- Řešení Sofa je zapsané v katalogu služeb Cloud computingu Digitální informační agentury, podle zákona č. 365/2000 Sb.
- ISO 27018:2014
- ISO/IEC 27017:2015
- ISO/IEC 20000-1
- ISO 9001:2015
- ISO/IEC 27001:2022
- Aktivní člen PDF asociace.
