Smlouvy v Sharepoint Microsoft digitální dokumenty

Popis produktu:

TreeINFO pro SharePoint přináší hotová řešení zaměřená na specifika procesů práce s dokumenty nebo na konkrétní typy dokumentů a formulářů, včetně možnosti rychlého vývoje dalších řešení na míru.

Efektivní podpora vašich interních procesů, správy a oběhu dokumentů i formulářů - elektronicky, snadno a rychle.

Správa smluvní dokumentace po celou dobu životního cyklu

Základní vlastnosti zpracování smluv:
Podpora týmové spolupráce při tvorbě, připomínkování a schvalování smluv.
Verzování, sledování změn a stavu rozpracování, řízený přístup dle oprávnění.
Vazba smluv na související dokumenty (např. objednávky, faktury).
Aktivní seznamování uživatelů s dokumentací.
Upozornění na úkoly a stavy dokumentů (např. konec platnosti nebo revize smlouvy).

Balíček - Faktury:
S balíčkem TreeINFO pro SharePoint zpracováváte faktury již za 5 dní
Za licenci platíte až měsíc po instalaci
Získáte otevřené řešení, které si můžete sami upravovat a rozšiřovat

Příprava smlouvy:

eškerá příprava probíhá v pracovním prostoru. Uživatel pomocí tlačítek založí nový spis smlouvy a vyplní formulář popisnými údaji. Protistrany jsou uvedeny v přehledné tabulce a obsahují základní údaje o společnosti. Počet protistran není omezen. Do spisu smlouvy uživatel vkládá související smluvní dokumenty. Vložené dokumenty automaticky dědí hlavní popisné údaje z nadřazeného spisu smlouvy. Sdílený pracovní prostor zajistí, že uživatelé při přípravě a úpravách smluvních dokumentů pracují s jedním dokumentem a s aktuální verzí.

Připomínkování a schvalování:

Procesy připomínkování a schvalování využívají vlastní nástroj pro workflow. Pravidla pro vytvoření úkolů se řídí nastavením v konfigurační matici workflow. Uživatelé obdrží na každý úkol upozornění emailem a úkol se zobrazí v seznamu úkolů uživatele na domovské stránce webu aplikace. Splnění úkolu probíhá prostřednictvím formuláře volbou výsledku (např. Schválit/Zamítnout). Formulář úkolu obsahuje odkaz na schvalovaný dokument. Historie průběhu procesů je zobrazena na formuláři úkolu i na formuláři smluvního dokumentu.

Snadné vyhledávání:

Vyhledávat mohou uživatelé fulltextově nebo podle vybraných vlastností. Například vyhledat smluvní dokumenty pro konkrétní společnost, podle stavu, podle platnosti. Vyhledávat podle atributů umožňuje speciální funkce umístěná na hlavní straně aplikace. Uživatel snadno vyplní požadované údaje do formuláře a klikne na tlačítko „Vyhledat“.

Seznamování se s dokumenty

Seznamování je speciální funkce, kterou oprávněný uživatel spustí po schválení a podepsání smluvního dokumentu. Uživatele pro seznámení vybere se seznamu uživatelů nebo může použít i vlastní distribuční seznam. Informace o seznámení zobrazuje formulář smluvního dokumentu v samostatné tabulce.

Úkoly s upozorněním

Systém umožnuje nastavit upozornění na různé akce a stavy smluvních dokumentů. Uživatel dostane například upozornění emailem na obdržený úkol v rámci procesů, na úkol seznámit se se smluvním dokumentem, termín pro revizi smlouvy případně ukončení její platnosti.

Archivace smluv

Systém veškeré Spisy smluv ve stavech „Neplatná“ přesouvá z Pracovního prostoru do Archivu. Archiv je oddělené úložiště se speciálním režimem přístupových práv. Oprávněný uživatel může archivu vyhledávat pomocí funkce „Vyhledávání“ na úvodní straně aplikace TreeINFO pro SharePoint – Smlouvy.

Mám zájem o informace