Práce s dokumenty a formuláři v Sharepoint

TreeINFO

Popis produktu:

TreeINFO pro SharePoint přináší hotová řešení zaměřená na specifika procesů práce s dokumenty nebo na konkrétní typy dokumentů a formulářů, včetně možnosti rychlého vývoje dalších řešení na míru.

Efektivní podpora vašich interních procesů, správy a oběhu dokumentů i formulářů - elektronicky, snadno a rychle.

Unikátní automatizované zpracování přijatých faktur

  • Základní vlastnosti zpracování přijatých faktur:
  • Jednoznačná evidence došlých faktur a zamezení jejich ztráty
  • Zrychlení procesu schvalování faktur v rámci více lokalit
  • Odstranění oběhu papírových dokumentů
  • Okamžitý přehled o stavu zpracování každé faktury
  • Snadné vyhledání faktur dle zadaných kritérií
  • Balíček - Faktury:
  • S balíčkem TreeINFO pro SharePoint zpracováváte faktury již za 5 dní
  • Za licenci platíte až měsíc po instalaci
  • Získáte otevřené řešení, které si můžete sami upravovat a rozšiřovat

Jednoduché převedení faktury do elektronické podoby:

  • Každá faktura je při skenování nebo při ukládání do systému opatřena jednoznačným identifikátorem – čárovým kódem, podle kterého ji lze v systému kdykoliv najít.
  • Ergonomický formulář s náhledem faktury v pdf formátu umožňuje rychlé vyplnění potřebných údajů pomocí funkce „Kopíruj a vlož“.
  • Pro zamezení chyb při vyplňování údajů jsou vybraná pole vyplňována z připravených číselníků a před uložením formuláře je provedena validace vyplněných hodnot (např. kontrola správných formátů a typů dat – číslo, datum, vyplnění povinných políček).
  • Pokročilé funkce na formuláři faktury, jako například dynamická Rozúčtovací tabulka, usnadňují splnění dalších kroků procesu schvalování a správné zaúčtování v účetním systému.

Snadné vyhledání:

  • Všechny faktury, které jsou zpracovány, jsou aplikací automaticky přesunuty do Archivu faktur.
  • Uživatelé mají možnost požadované faktury snadno vyhledat podle zvolených parametrů zadaných do formuláře vyhledávání. Výsledky vyhledání je možné ještě upřesnit pomocí filtrů. Uživatel si tedy jednoduše může zobrazit například všechny faktury od konkrétního dodavatele nebo všechny faktury, které jsou ve schvalování apod.
  • S fakturou často souvisí další dokumenty. Pro snadné vytvoření vazby jsou k dispozici na formuláři pole Reference a pole Přílohy. Související dokumenty (jako například Smlouva, Příjemka nebo Dodací list) jsou tedy snadno přístupné přímo z formuláře faktury.
  • Veškeré kroky zpracování faktury, tedy kdo a kdy splnil úkol nebo schválil fakturu, jsou zaznamenány do přehledné tabulky Historie workflow. Tato tabulka je součástí formuláře faktury a poskytuje kompletní auditní stopu faktury.

Rychlé schválení:

  • Informace, které jsou důležité pro rozhodování, poskytuje rozšířený Seznam úkolů schvalovatele. Tento seznam obsahuje všechny úkoly čekající na zpracování daným uživatelem a ke každému úkolu i řadu podstatných údajů ke schvalované faktuře.
  • Na přidělení úkolu a požadavek na schválení nebo zpracování faktury je uživatel upozorněn emailem. Emailová zpráva obsahuje odkaz, který otevře formulář faktury a volby pro splnění daného úkolu.
  • Průběh schvalovacího procesu je jednoduše nastaven ve formuláři faktury nebo pomocí pravidel ve Schvalovací matici.