Interní dokumentace v Sharepoint

TreeINFO

Popis produktu:

TreeINFO pro SharePoint přináší hotová řešení zaměřená na specifika procesů práce s dokumenty nebo na konkrétní typy dokumentů a formulářů, včetně možnosti rychlého vývoje dalších řešení na míru.

Efektivní podpora vašich interních procesů, správy a oběhu dokumentů i formulářů - elektronicky, snadno a rychle.

Správa interní dokumentace po celou dobu životního cyklu

  • Základní vlastnosti balíčku Interní dokumentace:
  • Podpora týmové spolupráce při tvorbě, připomínkování a schvalování interní dokumentace.
  • Verzování, sledování změn a stavu rozpracování, řízený přístup dle oprávnění.
  • Zveřejnění platné dokumentace včetně procesu seznamování uživatelů s dokumenty.
  • Zajištění archivace neplatných dokumentů.
  • Upozornění na úkoly a stavy dokumentů (např. seznámení s interním nařízením).
  • Balíček - Interní dokumentace:
  • S balíčkem TreeINFO pro SharePoint zpracováváte faktury již za 5 dní
  • Za licenci platíte až měsíc po instalaci
  • Získáte otevřené řešení, které si můžete sami upravovat a rozšiřovat

Vytvoření a příprava dokumentace:

Každý dokument má vlastní složku, která obsahuje hlavní dokument, přílohy a případně i související dokumenty. Uživatel založí nejdříve složku a vyplní atributy na formuláři. Jednotlivé dokumenty ukládá do složky, a definuje pouze typ dokumentu. Ostatní atributy dokumentu systém kopíruje z nadřízené složky. Uživatel může vytvořit vazbu na jiné dokumenty pomocí speciálního pole „Reference“.

Seznamování:

Jde o speciální funkci, která se spustí automaticky po publikaci dokumentu. Uživatele oddělení, pro které je dokument určen, dostanou úkol k seznámení. Informace o seznámení zobrazuje formulář interního dokumentu v samostatné tabulce. Zároveň jsou k dispozici souhrnné přehledy se stavy seznamování pro dokumenty a uživatele. Systém zajistí vytvoření úkolů k seznámení pro všechny platné dokumenty pro nového zaměstnance.

Snadné vyhledávání:

Vyhledávat mohou uživatelé fulltextově nebo vyhledat smluvní dokumenty podle vybraných vlastností. Například vyhledat pro konkrétní oddělení, podle kapitoly příručky jakosti, podle stavu nebo podle platnosti. Vyhledávat podle atributů umožňuje speciální funkce umístěná na hlavní straně aplikace.

Připomínkování, schvalování a publikace dokumentů

Procesy připomínkování a schvalování využívají vlastní workflow nástroj. Připomínkující si vybírá uživatel sám. Schvalovatele určuje workflow schvalovací matice, kterou upravuje oprávněný uživatel. Uživatelé obdrží na každý úkol upozornění emailem a samotný úkol zobrazí v seznamu úkolů na úvodní straně webu aplikace. Každý úkol má formulář, který obsahuje odkaz na schvalovaný dokument. Publikaci spouští systém automaticky po schválení dokumentu. Určený uživatel, většinou „Manažer kvality“, nastaví datum, od kdy dokument platí. Dokument následně systém zkopíruje do prostoru „Platné dokumenty“. Historii procesů zobrazuje formulář úkolu i formulář (košilka) smluvního dokumentu.

Revize a rušení dokumentu

Systém podle hodnot na formuláři interního dokumentu spouští proces revize dokumentu. To znamená, že uživatel autor dostane úkol a upozornění na požadovanou revizi. Uživatel se rozhodne buď dokument revidovat, nebo revizi nepožaduje. V případě, že uživatel uzná z vhodné, že dokument je nutné pro jeho neaktuálnost zrušit bez požadavku jeho náhrady, spustí proces Rušení dokumentu. V případě, že odpovědný uživatel zrušení schválí, systém přesune dokument do archivu.

Archivace interních dokumentů

Systém veškeré interní dokumenty ve stavech „Neplatný“ přesouvá z prostoru „Platných dokumentů“ do Archivu. Změnu stavu dokumentu na „Neplatný“ zajišťuje systém automaticky prostřednictvím procesů „Publikace“ a „Rušení dokumentu“. Archiv je oddělené úložiště se speciálním režimem přístupových práv. Oprávněný uživatel může archivu vyhledávat pomocí funkce „Vyhledávání“ na úvodní straně aplikace TreeINFO Interní dokumentace.

Nové produkty v Marketplace: